Šta je Sistem elektronskih faktura – SEF

Sistem elektronskih faktura (SEF) predstavlja obaveznu digitalnu platformu namenjenu upravljanju fakturama u elektronskom obliku. Ovaj sistem u potpunosti zamenjuje papirnu dokumentaciju, čime se modernizuje i olakšava razmena računa između firmi.

Kroz SEF, firme generišu fakture u potpunosti digitalno, bez štampanja ili slanja fizičkih dokumenata. Ovi digitalni zapisi su standardizovani (najčešće u XML ili EDI formatima), što omogućava njihovu automatsku razmenu i laku integraciju sa internim poslovnim softverima.

Prednosti korišćenja SEF-a

Upotreba SEF-a donosi značajne benefite poslovanju, pre svega kroz veliku uštedu na troškovima štampe, poštarine i arhiviranja papira. Digitalna obrada ubrzava celokupan proces fakturisanja i naplate, dok se automatizovanim unosom podataka rizik od ljudske greške svodi na minimum.

Sistem elektronskih faktura je ključan element savremene e-trgovine i digitalnog poslovanja, jer omogućava efikasnu razmenu velikog broja računa. Zbog svoje efikasnosti, mnoge države su uvele stroge zakonske okvire koji obavezuju firme da koriste SEF kao primarni način fakturisanja.

Korisnici SEF-a

Zakon o elektronskom fakturisanju nalaže da SEF, za izdavanje i prijem faktura, obavezno koriste svi subjekti unutar privatnog i javnog sektora prilikom međusobnih transakcija. Ova obaveza se odnosi i na strane subjekte koji imaju PDV punomoćnika registrovanog u Srbiji, kao i na preduzeća koja su dobrovoljno pristupila sistemu.

Prema važećem zakonu, obveznici SEF-a su:

• Preduzeća iz privatnog i javnog sektora kada posluju međusobno.
• PDV punomoćnici inostranih firmi registrovanih u Srbiji, u poslovanju sa domaćim subjektima.
• Svi subjekti koji su dobrovoljno pristupili sistemu elektronskih faktura.

Šta treba da sadrži svaka e-faktura

Elementi koje elektronska faktura (e-faktura) mora da sadrži definisani su Zakonom o elektronskom fakturisanju, a proistekli su iz Zakona o PDV-u i pratećeg pravilnika. Osnovni obavezni podaci uključuju:

• Identifikaciju učesnika: Puno poslovno ime (ili naziv), adresu, PIB i matični broj, kao i poslovni (tekući) račun izdavaoca i primaoca fakture.
• Detalje o transakciji: Redni broj, datum i mesto izdavanja, datum prometa (isporuke dobara ili pružanja usluga), instrukcije za plaćanje, kao i iznos avansa, ukoliko postoji.
• Specifikaciju sadržaja: Vrstu, količinu i obim dobara ili usluga.
• Podatke o PDV-u: Iznos poreske osnovice, poresku stopu, obračunati iznos PDV-a i ukupan iznos fakture.
• Dodatne napomene: Napomenu o zakonskoj odredbi ukoliko PDV nije obračunat, kao i JBKJS (jedinstveni broj korisnika javnih sredstava) učesnika u transakciji, ukoliko su u pitanju subjekti javnog sektora.

Takođe, propisani su i posebni obavezni elementi za dokumenta koja menjaju (umanjuju ili uvećavaju) prvobitno iskazanu naknadu.

Šta još treba znati

Svi primaoci elektronskih faktura dužni su da se izjasne o prihvatanju ili odbijanju dokumenta u roku od 15 dana. Glavna razlika je u tome što se kod javnih preduzeća i ustanova neaktivnost tumači kao prihvatanje fakture, dok se kod privatnih firmi neaktivnost (čak i nakon naknadnog roka od pet dana) tumači kao odbijanje fakture.

E-faktura se smatra dostavljenom u trenutku njenog izdavanja.

Unutar SEF-a moguće je stornirati fakture bez obzira na njihov status, ali je neophodan poseban oprez kako bi se izbeglo dvostruko oporezivanje. Ukoliko je faktura već prihvaćena, izdavalac mora da kreira storno dokument. Da bi izdavalac mogao da umanji svoju obavezu po osnovu PDV-a kod nove fakture, neophodna je potvrda primaoca da nije iskoristio pravo na odbitak PDV-a po prvobitnoj fakturi. Čak i ako je faktura greškom odbijena, ona se može proknjižiti, zbog čega je formalna izjava o nekorišćenju PDV-a ključna za sigurnost oba učesnika u transakciji.

Pravila arhiviranja e-faktura zavise od tipa subjekta: dok je za javni sektor obavezno trajno čuvanje svih izdatih i primljenih računa, subjekti u privatnom sektoru imaju obavezu čuvanja dokumentacije u trajanju od 10 godina, računajući od kraja godine u kojoj je faktura izdata.

Kazne za nepoštovanje propisa

Zakon predviđa stroge novčane kazne za subjekte privatnog sektora koji ne poštuju pravila o elektronskom fakturisanju. Za pravna lica kazne se kreću od 200.000 do 2.000.000 dinara, dok su za preduzetnike u rasponu od 50.000 do 500.000 dinara. Odgovorna lica u firmama mogu biti kažnjena novčanom kaznom od 50.000 do 150.000 dinara.

Sankcije se primenjuju ukoliko subjekt:

• Ne izda e-fakturu ili elektronski ne evidentira PDV.
• Odbije prijem e-fakture suprotno zakonu.
• Zloupotrebi podatke iz SEF-a ili ne čuva fakture na propisan način.
• Ometa inspekcijski nadzor ili uskrati uvid u poslovnu dokumentaciju i opremu.

Za uspešno poslovanje neophodno je dobro poznavanje zakona, propisa i zakonskih obaveza. Naš tim vam stoji na raspolaganju za sva dodatna pitanja i informacije. Obratite nam se s poverenjem – mi smo vaš partner na putu ka uspehu.

Imate pitanja u vezi sa SEF-om, elektronskim fakturisanjem ili zakonskim obavezama?
Kontaktirajte Koncept Team i obezbedite sigurno i usklađeno poslovanje.

Koncept Team
Tekelijina br. 4, stan 1, Novi Sad
Telefon: +381 62 633-485
E-mail: koncept.team@gmail.com